Политика по обработке и защите персональных данных в ООО «Виза менеджмент сервис»

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящая Политика по обработке и защите персональных данных в ООО «Виза менеджмент сервис» (далее – Политика) разработана и утверждена в целях обеспечения выполнения обязанностей ООО «Виза менеджмент сервис» (далее – Общество) как оператора по обработке персональных данных, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», и подлежит опубликованию (размещению) в сети Интернет на официальном сайте Общества https://italy-vms.ru. Политика действует со дня вступления в силу до замены новой.

В Политике отражены основные положения действующих локальных актов по обработке и защите персональных данных, утвержденных в ООО «Виза менеджмент сервис»: категории субъектов персональных данных и перечень обрабатываемых Обществом персонал

ьных данных субъектов, принципы и условия обработки, правовое основание и цели обработки, способы обработки персональных данных, регламентирует права субъектов, ответственность Общества за нарушение законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов в области персональных данных и их защиты, а также локальных актов Общества.

В ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 151-ФЗ «О персональных данных» установлены основные понятия «персональные данные», «обработка персональных данных», «информационная система персональных данных» и прочие.

ПРИНЦИПЫ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

При обработке персональных данных Общество обеспечивает соблюдение принципов, установленных в ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», а именно:

• законности и справедливости;
• ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, соответствия целей обработки персональных данных целям сбора персональных данных;
• соответствия объема и характера обрабатываемых персональных данных, способов обработки персональных данных целям обработки персональных данных;
• достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки и актуальности по отношению к целям обработки, недопустимости обработки персональных данных, избыточных по отношению к заявленной цели их обработки;
• принятием необходимых мер (либо обеспечением их принятия) по удалению или уничтожению неполных или неточных персональных данных;
• недопустимости объединения созданных для несовместимых между собой целей обработки баз данных, содержащих персональные данные;
• уничтожения персональных данных после достижения целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении;
• личной ответственности работников Общества за сохранность и конфиденциальность персональных данных при их обработке, а также их материальных носителей;
• наличия четкой разрешительной системы доступа работников Обществом к документам и базам данных, содержащим персональные данные;
• хранения персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной (выгодоприобретателем, поручителем) которого является субъект персональных данных.

КАТЕГОРИИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ПЕРЕЧЕНЬ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ОБЩЕСТВОМ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

В ООО «Виза менеджмент сервис» обрабатываются персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных:

• Кандидаты на замещение вакантной должности;
• Работники (трудоустроенные по трудовому договору);
• Клиенты ООО «Виза менеджмент сервис» — физические лица (заявители; несовершеннолетние дети заявителей; приглашающие лица; лица, сопровождающие в поездках заявителей, запрашивающих медицинскую визу; доверенные лица, получающие документы заявителей в филиалах ООО «Виза менеджмент сервис»);
• Лица, связанные с туристическими агентствами (курьеры);
• Представители и сотрудники контрагентов, сотрудничающих с ООО «Виза менеджмент сервис».

ООО «Виза менеджмент сервис» осуществляет обработку персональных данных вышеуказанных категорий субъектов в целях соответствующих целям сбора персональных данных, обеспечивает обработку персональных данных с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации.

1. Кандидаты на замещение вакантной должности в Обществе:
   1. Состав персональных данных кандидатов:
      • фамилия, имя, отчество;
      • фотография;
      • дата рождения;
      • место рождения;
      • адрес места жительства;
      • адрес места регистрации;
      • пол;
      • семейное положение;
      • сведения о близких родственниках (муж, жена, отец, мать, братья, сестры, дети) степень родства, фамилия, имя, отчество, дата рождения, телефон;
      • сведения о лице, которое могло бы дать рекомендацию: фамилия, имя, отчество, телефон;
      • отношение к воинской обязанности и воинское звание;
      • сведения о замещении должности государственной службы;
      • гражданство;
      • сведения об образовании, дополнительном образовании, повышении квалификации;
      • сведения о трудовой деятельности;
      • сведения о доходе;
      • владение иностранными языками;
      • сведения о прохождении воинской службы;
      • сведения о трудовой деятельности (с указанием наименований организаций, должностей, периода работы);
      • контактная информация (мобильный/рабочий/домашний телефон и адрес электронной почты);
      • хобби;
      • другие сведения, представленные кандидатом в резюме, не относящиеся к специальным категориям и биометрическим персональным данным.
   2. Цели обработки персональных данных кандидатов:
      • Рассмотрение кандидата на замещение вакантных должностей;
      • Принятие решения о приеме либо отказе в приеме на работу;
      • в соответствии с утвержденными целями обработки персональных данных в локальном акте Общества определены процессы, связанные с обработкой персональных данных.
   3. Правовое основание обработки персональных данных кандидатов:
      • Трудовой кодекс Российской Федерации;
      • Устав ООО «Виза менеджмент сервис»;
      • Локальные нормативные акты ООО «Виза менеджмент сервис», в том числе: Положение по организации обработки и обеспечению безопасности персональных данных;
      • другие федеральные законы и подзаконные акты.
   4. Действия, совершаемые с персональными данными и способы обработки персональных данных

      Способы обработки и действия с персональными данными кандидатов: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение, совершаемые с использованием средств автоматизации и без использования средств автоматизации (неавтоматизированная обработка).

   5. Срок обработки персональных данных

      Обработка, в том числе хранение, персональных данных кандидатов осуществляется до момента достижения целей, после чего персональные данные удаляются и уничтожаются.

      Общий срок обработки составляет 3 (три) года. В ходе делопроизводства Общества документы уничтожаются по истечении сроков, установленных номенклатурой дел подразделений, осуществляющих обработку персональных данных кандидатов на замещение вакантной должности. По истечении сроков обработки по достижении установленных целей, в том числе хранения, персональные данные уничтожаются (в ИСПДн, на материальных носителях) в сроки, определенные Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

      В случае если требуется хранить персональные данные более срока, установленного в настоящем пункте, то должна быть введена дополнительная цель обработки персональных данных и получено согласие на обработку персональных данных у кандидата на замещение вакантной должности.

2. Работники (трудоустроенные по трудовому договору):
   1. Состав персональных данных работников:
      • фамилия, имя, отчество;
      • фотография;
      • дата рождения;
      • место рождения;
      • адрес места жительства;
      • адрес места регистрации;
      • пол;
      • семейное положение;
      • сведения о близких родственниках (муж, жена, отец, мать, братья, сестры, дети) степень родства, фамилия, имя, отчество, дата рождения, телефон;
      • сведения о лице, которое могло бы дать рекомендацию: фамилия, имя, отчество, телефон;
      • отношение к воинской обязанности и воинское звание;
      • сведения о замещении должности государственной службы;
      • гражданство;
      • сведения об образовании, дополнительном образовании повышении квалификации;
      • сведения о трудовой деятельности;
      • сведения о доходе;
      • владение иностранными языками;
      • сведения о прохождении воинской службы;
      • сведения о трудовой деятельности (с указанием наименований организаций, должностей, периода работы);
      • контактная информация (мобильный/рабочий/домашний телефон и адрес электронной почты);
      • табельный номер;
      • данные свидетельства о заключении/расторжении брака;
      • данные свидетельства о рождении ребенка;
      • сведения о социальных льготах;
      • сведения о командировочных расходах;
      • реквизиты банковской карты;
      • сведения финансового характера (оклад, ставка, иные начисления и выплаты, сведения о подлежащих уплате и уплачиваемых налогах, страховых взносах во внебюджетные фонды, статус налогоплательщика);
      • номер лицевого счета;
      • сведения о трудовой деятельности;
      • стаж работы;
      • данные трудового договора (номер договора, дата заключения, срок испытания, должность, структурное подразделение, размер заработной платы (оклад, надбавка), характер работы, график и условия работы);
      • сведения по учету рабочего времени (включая отпуска и иные записи об отсутствии на рабочем месте, статус отпуска, временной нетрудоспособности, число проработанных часов);
      • сведения о воинском звании, категории запаса, категории годности к воинской службе, военно-учётной специальности;
      • сведения об отсутствии/наличии травм, заболеваний;
      • контактная информация (мобильный/рабочий/телефон по адресу проживания и адрес электронной почты);
      • для руководителя, главного бухгалтера, заместителей главного бухгалтера – сведения о деловой репутации, сведения, содержащиеся в справке об отсутствии судимости;
      • для водителей – сведения медицинского заключения о наличии/отсутствии медицинских противопоказаний, медицинских показаний или медицинских ограничений к управлению транспортными средствами, реквизиты водительского удостоверения;
      • для первых лиц (высококвалифицированных специалистов) – сведения, подтверждающие право нахождения на территории РФ, содержащиеся в виде на жительство/разрешении на временное проживание/визе/миграционной карте, а также сведения, содержащиеся в справках о состоянии здоровья, об отсутствии судимости;
      • биометрические персональные данные в виде обработанной информации об отпечатке пальца работника и идентификации работника по фотографии в системе Таймекс с целью учета количества выполняемой работы.
   2. Цели обработки персональных данных работников:
      • Реализация требований законодательства Российской Федерации (трудовое, налоговое, пенсионное законодательство Российской Федерации, законодательство в сфере охраны труда и т.д.) для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на ООО «Виза менеджмент сервис» функций, полномочий и обязанностей;
      • Заключение, исполнение, изменение, прекращение договора, стороной которого является субъект персональных данных;
      • в соответствии с утвержденными целями обработки персональных данных в локальном акте Общества определены процессы, связанные с обработкой персональных данных.
   3. Правовое основание обработки персональных данных работников:
      • Трудовой кодекс Российской Федерации;
      • Гражданский кодекс Российской Федерации;
      • Налоговый кодекс Российской Федерации;
      • Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
      • Федеральный закон от 15.12.2001 № 166-ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации»;
      • Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;
      • Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
      • Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»;
      • Устав ООО «Виза менеджмент сервис»;
      • Локальные нормативные акты ООО «Виза менеджмент сервис», в том числе: Положение по организации обработки и обеспечению безопасности персональных данных;
      • другие федеральные законы и подзаконные акты.
   4. Действия, совершаемые с персональными данными и способы обработки персональных данных

      Способы обработки и действия с персональными данными работников: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, уничтожение, совершаемые с использованием средств автоматизации и без использования средств автоматизации (неавтоматизированная обработка).

   5. Срок обработки персональных данных

      Обработка, в том числе хранение, персональных данных работников осуществляется до момента достижения целей, после чего персональные данные должны быть удалены и уничтожены.

      Общий срок обработки составляет: в течение срока действия трудового договора и 75 (семьдесят пять) лет или 50 (пятьдесят) лет в отношении хранения личных дел работников и других кадровых документов в архиве (75 лет – личные дела уволенных до 01.01.2003, 50 лет – личные дела уволенных с 01.01.2003) с момента расторжения/прекращения трудового договора. В ходе делопроизводства Общества документы уничтожаются по истечении сроков, установленных номенклатурой дел подразделений, осуществляющих обработку персональных данных работников. По истечении сроков обработки по достижении установленных целей, в том числе хранения, персональные данные уничтожаются (в ИСПДн, на материальных носителях) в сроки, определенные Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

      В случае если требуется хранить персональные данные более срока, установленного в настоящем пункте, и/или будут храниться персональные данные в объеме, превышающем данные из личного дела, то должна быть введена дополнительная цель обработки персональных данных и получено согласие на обработку персональных данных у работников.

3. Клиенты ООО «Виза менеджмент сервис» — физические лица (заявители; несовершеннолетние дети заявителей; приглашающие лица; лица, сопровождающие в поездках заявителей, запрашивающих медицинскую визу; доверенные лица, получающие документы заявителей в филиалах ООО «Виза менеджмент сервис»)
   1. Состав персональных данных клиентов:
      • фамилия, имя, отчество;
      • прежние фамилия, имя, отчество (в том числе данные из подтверждающих изменения документов);
      • дата рождения (день, месяц, год);
      • место рождения, страна рождения;
      • гражданство в настоящее время;
      • гражданство при рождении;
      • пол;
      • фото (установленного образца, а также для моделей – в виде портфолио);
      • семейное положение и данные документов, подтверждающих родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении, свидетельство о перемене имени и др.);
      • для несовершеннолетних лиц: фамилия, имя, отчество, адрес и гражданство родителей и/ или законного представителя;
      • идентификационный номер клиента, присваиваемый Визовым центром/ Консульством;
      • данные проездного документа (номер, дата выдачи, срок действия, кем выдан);
      • данные документов, подтверждающих даты, способ и возможность поездки туда и обратно (данные билетов на самолет (поезд, автобус), или документов, подтверждающих бронирование билетов; данные водительских прав; данные доверенности собственника транспортного средства, контракта на аренду транспортного средства);
      • данные документов, подтверждающих проживание/ наличие мест проживания: бронь отеля/ гостиницы (адрес и телефона гостиницы, срок пребывания); приглашение гостиницы/ итальянского туроператора; договор купли-продажи/ договор аренды, оформленные на гражданина, запрашивающего визу;
      • данные заграничного паспорта, действующего, в том числе аннулированного и с истекшим сроком действия (номер, дата выдачи, срок действия, кем выдан);
      • данные документа, удостоверяющего личность гражданина России (данные паспорта: серия, номер, когда и каким органом выдан, код подразделения);
      • адрес постоянного проживания;
      • адрес регистрации;
      • адрес электронной почты;
      • номер телефона;
      • страна пребывания;
      • данные вида на жительство или равноценного документа (номер, срок действия);
      • профессиональная деятельность;
      • адрес и телефон работодателя по месту работы на момент подачи документов на визу;
      • название и адрес учебного заведения обучающегося на момент подачи документов на визу;
      • цель получения визы;
      • сведения о поездке (продолжительность пребывания или транзита)/ предполагаемые даты въезда и выезда из шенгенской зоны;
      • город назначения, предполагаемая страна первого въезда;
      • данные шенгенских виз, выданных за последние три года (срок действия);
      • сведения о предоставлении отпечатков пальцев, предоставленных ранее при подаче заявки на получении шенгенской визы (да/ нет, дата);
      • данные документа, разрешающего въезд в страну конечного следования (кем выдано, срок действия);
      • сведения о разрешении («Нулла Оста») на выдачу визы, выданного Единым Окном по делам Иммиграции города (название города, срок действия);
      • фамилия, имя лица, приглашающего в государство/-а шенгенского соглашения/ название гостиницы (гостиниц) или адрес временного пребывания на территории государств — участников Шенгенского соглашения;
      • адрес, адрес электронной почты, телефон и факс приглашающего лица (лиц)/ гостиницы (гостиниц)/ место (мест) временного пребывания;
      • название, адрес, телефон и факс приглашающей компании/организации;
      • фамилия, имя, адрес, телефон, факс и адрес электронной почты контактного лица приглашающей компании/ организации;
      • данные медицинской страховки (период страхования, количество застрахованных дней в течение поездки, территория страхования, сумма страхового покрытия);
      • данные международного страхового полиса (carta verde);
      • личные данные члена семьи, являющегося гражданином ЕС, Европейского Экономического Пространства или Швейцарии (фамилия, имя, отчество, дата рождения, гражданство, номер паспорта (проездного документа) или удостоверения личности) степень родства с гражданином ЕС, Европейского Экономического Пространства или Швейцарии;
      • данные о статусе занятости, полученные из подтверждающих документов: справки с места работы (наименование организации, телефон и адреса организации, должность, стаж и ежемесячного оклад заявителя); данные договоров на оказание услуг и банковских выписок, подтверждающих оплату оказанных фрилансером услуг; данные пенсионного удостоверения; данные студенческого билета, справки с места учебы);
      • данные об учащихся в образовательных учреждениях, полученных из подтверждающих документов: свидетельство/ приказ/ выписка о зачислении; документы об оплате учебного курса; диплом; диплом о предыдущем образовании, портфолио, свидетельство об окончании курсов, рисунки, эскизы; мотивационное или рекомендательное письмо;
      • данные о личных финансовых гарантиях, полученных из подтверждающих документов: выписки о состоянии счетов заявителей, данные сберегательной книжки, данные лицевой стороны карты, чека из банкомата, банковские гарантии приглашающей стороны;
      • данные о регулярных и постоянных доходах заявителя, полученных из подтверждающих документов: рента (пенсия или пожизненная рента), право собственности на недвижимое имущество, постоянная экономическая и коммерческая деятельность или иные виды доходов (выписки со счетов (с указанием назначений платежей), документов, подтверждающих владение ценными бумагами и облигациями, долями участия в обществах и соответствующей бухгалтерской отчетности указанных обществ, документов, подтверждающих право собственности на недвижимое имущество, и договоров аренды в отношении данного недвижимого имущества, текущих счетов в банках, предоставляющих услугу «приват банкинг», с подтверждением существенной экономической стабильности);
      • данные приглашения в Италию от физического лица, компании, образовательного учреждения, медицинского учреждения и т.д. (запрашиваемый период визы; описание планируемой деятельности в Италии; указание характера событий, в котором будет принимать участие заявитель; места посещений; учреждение или физическое лицо в Италии, которое берет на себя все расходы по проживанию приглашенного лица, его питанию и медицинскому страхованию; для медицинской визы – тип лечения, указание сроков и стоимости лечения);
      • данные документов, подтверждающих наличие договорных отношений с приглашающей организацией, а также с отправляющей организацией (личный трудовой договор, контракт, счета-фактуры, накладные, сопроводительные письма, справки, и пр.);
      • данные разрешения, выданного Итальянским Национальным Олимпийским Комитетом (CONI) компетентному итальянскому Дипломатическому/ консульскому представительству (анкетные данные атлета, выбранная спортивная дисциплина и данные принимающей стороны);
      • данные документов, подтверждающих религиозный статус;
      • данные документов, подтверждающих наличие жилья, для проживания по выбранному месту жительства (предварительный договор купли-продажи; документы, подтверждающие внесение первого платежа (задатка); безотзывное предложение о покупке с указанием объекта недвижимости, который заявитель намерен приобрести, и предлагаемой цены;
      • данные документов моряков (удостоверение моряка, мореходная книжка, «судовая роль»);
      • свидетельство о наличии финансовых средств в Италии;
      • данные мотивационного письма с разъяснением причины для постоянного проживания в Италии;
      • данные квитанции об оплате консульского сбора;
      • место и дата подачи документов на визу;
      • специальные категории персональных данных: сведения о состоянии здоровья — данные медицинской карты, эпикриз/ выписка из истории болезни;
      • биометрические персональные данные для Консульства: отпечаток пальца клиента.
   2. Цели обработки персональных данных клиентов:
      • Осуществление приема визовых заявлений у клиентов, передача этих заявлений в Консульство и возврат паспортов заявителям в соответствии с требованиями, предусмотренными международным законодательством, законодательством Российской Федерации и частными требованиями страны, а также оказание сопутствующих услуг;
      • Исполнение договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является клиент;
      • Оказание услуг информирования и доставки паспорта;
      • Рассмотрение поступающих запросов и обращений от клиентов и обратная связь с клиентом;
      • в соответствии с утвержденными целями обработки персональных данных в локальном акте Общества определены процессы, связанные с обработкой персональных данных.
   3. Правовое основание обработки персональных данных клиентов:
      • Договорные требования Консульства Италии;
      • Визовый кодекс Европейского Союза;
      • Соглашения между Российской Федерацией и Европейского Союза;
      • Венская конвенция о дипломатических отношениях от 18 апреля 1961 г.;
      • Законодательный декрет Италии № 163 от 12 апреля 2016 г.;
      • Гражданский кодекс Российской Федерации;
      • Устав ООО «Виза менеджмент сервис»;
      • Локальные нормативные акты ООО «Виза менеджмент сервис», в том числе: Положение по организации обработки и обеспечению безопасности персональных данных;
      • другие федеральные законы и подзаконные акты.
   4. Действия, совершаемые с персональными данными и способы обработки персональных данных

      Способы обработки и действия с персональными данными клиентов: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, уничтожение, совершаемые с использованием средств автоматизации и без использования средств автоматизации (неавтоматизированная обработка).

   5. Срок обработки персональных данных

      Общий срок обработки персональных данных клиентов составляет 5 лет. В ходе делопроизводства Общества документы уничтожаются по истечении сроков, установленных номенклатурой дел подразделений, осуществляющих обработку персональных данных клиентов. По истечении сроков обработки по достижении установленных целей, в том числе хранения, персональные данные уничтожаются (в ИСПДн, на материальных носителях) в сроки, определенные Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

      В случае если требуется хранить персональные данные более срока, установленного в настоящем пункте, то должна быть введена дополнительная цель обработки персональных данных и получено согласие на обработку персональных данных у клиента.

4. Лица, связанные с туристическими агентствами (курьеры)
   1. Состав персональных данных лиц, связанных с туристическими агентствами (курьеров):
      • фамилия, имя, отчество;
      • данные документа, удостоверяющего личность (данные паспорта: серия, номер, когда и каким органом выдан, код подразделения;
      • дата рождения (число, месяц, год);
      • место рождения;
      • пол;
      • фотография;
      • адрес места регистрации.
   2. Цели обработки персональных данных лиц, связанных с туристическими агентствами (курьеров):
      • Реализация требований международного законодательства, законодательства Российской Федерации для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на ООО «Виза менеджмент сервис» функций, полномочий и обязанностей;
      • Заключение и исполнение договоров с туристическими агентствами;
      • в соответствии с утвержденными целями обработки персональных данных в локальном акте Общества определены процессы, связанные с обработкой персональных данных.
   3. Правовое основание обработки персональных данных лиц, связанных с туристическими агентствами (курьеров):
      • Гражданский кодекс Российской Федерации;
      • Налоговый кодекс Российской Федерации;
      • Устав ООО «Виза менеджмент сервис»;
      • Локальные нормативные акты ООО «Виза менеджмент сервис», в том числе: Положение по организации обработки и обеспечению безопасности персональных данных;
      • другие федеральные законы и подзаконные акты.
   4. Действия, совершаемые с персональными данными и способы обработки персональных данных

      Способы обработки и действия с персональными данными лиц, связанных с туристическими агентствами (курьеров): сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение, совершаемые с использованием средств автоматизации и без использования средств автоматизации (неавтоматизированная обработка).

   5. Срок обработки персональных данных

      Общий срок обработки персональных данных лиц, связанных с туристическими агентствами (курьеров) составляет 5 лет. В ходе делопроизводства Общества документы уничтожаются по истечении сроков, установленных номенклатурой дел подразделений, осуществляющих обработку персональных данных лиц, связанных с туристическими агентствами (курьеров). По истечении сроков обработки по достижении установленных целей, в том числе хранения, персональные данные уничтожаются (в ИСПДн, на материальных носителях) в сроки, определенные Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

      В случае если требуется хранить персональные данные более срока, установленного в настоящем пункте, то должна быть введена дополнительная цель обработки персональных данных и получено согласие на обработку персональных данных у лиц, связанных с туристическими агентствами (курьеры).

5. Представители и сотрудники контрагентов, сотрудничающих с ООО «Виза менеджмент сервис»
   1. Состав персональных данных представителей и сотрудников контрагентов, сотрудничающих с ООО «Виза менеджмент сервис»:
      • фамилия, имя, отчество;
      • должность;
      • реквизиты документа, на основании которого действует лицо;
      • контактная информация (номер телефона, адрес электронной почты).
   2. Цели обработки персональных данных представителей и сотрудников контрагентов, сотрудничающих с ООО «Виза менеджмент сервис»:
      • Заключение и исполнение договоров между юридическими лицами и ООО «Виза менеджмент сервис».
   3. Правовое основание обработки персональных данных представителей и сотрудников контрагентов, сотрудничающих с ООО «Виза менеджмент сервис»:
      • Гражданский кодекс Российской Федерации;
      • Налоговый кодекс Российской Федерации;
      • Устав ООО «Виза менеджмент сервис»;
      • Локальные нормативные акты ООО «Виза менеджмент сервис», в том числе: Положение по организации обработки и обеспечению безопасности персональных данных;
      • другие федеральные законы и подзаконные акты.
   4. Действия, совершаемые с персональными данными и способы обработки персональных данных

      Способы обработки и действия с персональных данных представителей и сотрудников контрагентов, сотрудничающих с ООО «Виза менеджмент сервис»: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение, совершаемые с использованием средств автоматизации и без использования средств автоматизации (неавтоматизированная обработка).

   5. Срок обработки персональных данных

      Общий срок обработки персональных данных представителей и сотрудников контрагентов, сотрудничающих с ООО «Виза менеджмент сервис» составляет 5 лет. В ходе делопроизводства Общества документы уничтожаются по истечении сроков, установленных номенклатурой дел подразделений, осуществляющих обработку персональных данных представителей и сотрудников контрагентов, сотрудничающих с ООО «Виза менеджмент сервис». По истечении сроков обработки по достижении установленных целей, в том числе хранения, персональные данные уничтожаются (в ИСПДн, на материальных носителях) в сроки, определенные Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

      В случае если требуется хранить персональные данные более срока, установленного в настоящем пункте, то должна быть введена дополнительная цель обработки персональных данных и получено согласие на обработку персональных данных у представителей и сотрудников контрагентов, сотрудничающих с ООО «Виза менеджмент сервис».

6. Общество осуществляет обработку специальных категорий и биометрических персональных данных:
   • биометрические персональные данные в виде обработанной информации об отпечатке пальца работников Общества и отпечаток пальца клиентов для Консульства;
   • специальные категории персональных данных: сведения о состоянии здоровья клиентов — данные медицинской карты, эпикриз/ выписка из истории болезни.
7. Общество осуществляет трансграничную передачу персональных данных на территории иностранных государств.
8. Общество не осуществляет обработку персональных данных субъектов в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем, в том числе, с помощью средств связи.
9. В Обществе не осуществляется принятие решений на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих права и законные интересы субъекта.
10. В Обществе не создаются общедоступные источники персональных данных.

УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

1. Общество соблюдает следующие условия обработки персональных данных:
   1. Обработка персональных данных кандидатов на замещение вакантной должности в Обществе осуществляется в случаях:
      • наличия согласия субъекта персональных данных на передачу третьим лицам (работодателям) его персональных данных, которое он дает рекрутинговой компании ООО «Хедхантер» при размещении своих персональных данных на веб-сайте hh.ru.
      • наличия согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных по форме, утвержденной в Обществе.
   2. Обработка персональных данных работников осуществляется в следующих случаях:
      • необходимость осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей;
      • обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем по которому является субъект персональных данных;
      • наличия согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных по форме, утвержденной в Обществе.
      • необходимость осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей;
      • обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем по которому является субъект персональных данных;
      • наличия согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных по форме, утвержденной в Обществе.
   3. Обработка персональных данных клиентов (заявителей, подающих документы на получение визы) осуществляется в следующих случаях:
      • обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей;
      • обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;
      • обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов Общества;
      • наличия согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных по форме, утвержденной в Обществе.
   4. Обработка персональных данных лиц, связанных с туристическими агентствами (курьеры) осуществляется в следующих случаях:
      • обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;
      • наличия согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных по форме, утвержденной в Обществе.
   5. Обработка персональных данных представителей и сотрудников контрагентов, сотрудничающих с Обществом осуществляется в следующих случаях:
      • необходимость осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей;
      • обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;
      • наличия согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных по форме, утвержденной в Обществе.
      • необходимость осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей;
      • обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;
      • наличия согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных по форме, утвержденной в Обществе.

УСЛОВИЕ ПРЕКРАЩЕНИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Общество прекращает обработку персональных данных, если иное не предусмотрено законом:

• при наступлении условий прекращения обработки персональных данных;
• по достижении целей их обработки, либо в случае утраты необходимости в достижении этих целей;
• по требованию субъекта персональных данных, если обрабатываемые персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
• в случае выявления неправомерной обработки персональных данных, если обеспечить правомерность обработки персональных данных невозможно;
• в случае отзыва субъектом согласия на обработку его персональных данных (если персональные данные обрабатываются Обществом на основании согласия субъекта персональных данных и отсутствуют основания обработки без согласия);
• если устранены причины, вследствие которых осуществлялась обработка персональных данных.

Общество не несет ответственности за убытки/ затраты, понесенные в результате предоставления субъектом персональных данных недостоверных и неполных персональных данных.

ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Договоры Общества с третьими лицами, предусматривающие необходимость передачи им персональных данных в рамках осуществления своей деятельности, содержат обязательства третьих лиц о соблюдении конфиденциальности и обеспечении безопасности персональных данных.

Договоры Общества с третьими лицами, предусматривающими поручение обработки персональных данных третьему лицу, содержат обязательства третьих лиц соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», содержат перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, цели обработки, обязанности третьих лиц соблюдать конфиденциальность и обеспечивать безопасность персональных данных, а также требования к их защите.

ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Для защиты персональных данных Общество предпринимает меры, направленные на:

• обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модификации, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении защищаемой информации;
• соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;
• реализацию права на доступ к информации.

Общество принимает правовые, организационные и технические меры защиты персональных данных в соответствии с требованиями международных договоров, законодательства Российской Федерации в области обеспечения безопасности персональных данных.

Для защиты персональных данных субъектов персональных данных соблюдаются, в том числе, но не ограничиваясь, следующие правила:

• назначение лица, ответственного за организацию обработки персональных данных субъектов персональных данных, лица, ответственного за обеспечение безопасности персональных данных в информационной системе персональных данных;
• определение работников, трудовые (функциональные) обязанности которых требуют доступа к информации, содержащей персональные данные субъектов персональных данных;
• издание локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных, устранения последствий таких нарушений;
• избирательное и обоснованное распределение документов и информации (в том числе хранящейся в информационной системе персональных данных), содержащих персональные данные субъектов персональных данных, между работниками, трудовые (функциональные) обязанности которых требуют доступа к информации, содержащей персональные данные субъектов персональных данных;
• организация порядка уничтожения информации, содержащей персональные данные субъектов персональных данных, если законодательством и (или) Обществом не установлены требования по хранению соответствующих данных;
• учет машинных носителей персональных данных;
• определение угроз безопасности персональных данных при их обработке, формирование на их основе модели угроз и их нейтрализация;
• применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;
• проверка выполнения работниками Общества требований обработки персональных данных субъектов персональных данных в информационной системе персональных данных;
• обеспечение и поддержание в помещениях необходимых условий для работы с конфиденциальными документами и базами данных, содержащими персональные данные субъектов;
• регулярный контроль за соблюдением требований по обеспечению безопасности персональных данных (путем проведения внутренних проверок, установления специальных средств мониторинга и др.);
• ознакомление работников Общества, осуществляющих обработку персональных данных, с требованиями законодательства Российской Федерации, с локальными актами Общества, касающимися обработки персональных данных и обеспечения безопасности, а также при необходимости обучение указанных работников;
• проведение оценки вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», соотношение указанного вреда и принимаемых мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
• осуществление контроля за принимаемыми (принятыми) мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровнем защищенности персональных данных при их обработке в информационной системе персональных данных;
• иные требования, предусмотренные законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

ПРАВА СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Субъекты персональных данных имеют право на получение у Общества информации, касающейся обработки своих персональных данных, а также возможность ознакомления с ними, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Субъекты персональных данных имеют право отозвать свое согласие на обработку персональных данных. При этом Общество вправе продолжить обработку персональных данных без согласия при наличии оснований, указанных в пп.2-11 ч.1 ст.6, ч.2 ст.10 и ч.2 ст.11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Субъекты персональных данных имеют право на обжалование действий или бездействий Общества в целях защиты своих прав и законных интересов.

Регламентированные сроки реагирования на запросы/ обращения субъектов персональных данных и их представителей:

Запрос о подтверждении обработки персональных данных, а также запрос на ознакомление с персональными данными – в течение 30 календарных дней;

Запрос о том, что персональные данные являются неполными, неточными или неактуальными – в течение 7 рабочих дней;

Отзыв согласия на обработку персональных данных – не позднее 30 календарных дней.

Субъект персональных данных направляет запросы/ отзыв согласия по адресу 119017, г. Москва, Малый Толмачевский переулок, д. 6, стр. 1.

Рекомендуемые формы запросов представлены в приложениях к настоящей Политике.

ОБЯЗАННОСТИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Субъекты персональных данных обязаны осведомиться и изучить документы Общества в области персональных данных, а также о своих правах и обязанностях в этой области до предоставления Обществу/ третьим лицам своих персональных данных, соблюдать их требования.

Субъекты персональных данных обязаны своевременно сообщать Обществу/ третьим лицам об изменениях и дополнениях в документы, содержащие персональные данные, и представлять подтверждающие изменения документы.

Субъекты персональных данных обязаны исполнять законные требования Общества, предусмотренные законодательством Российской Федерации и локальными актами Общества в области персональных данных.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, установлена законодательством Российской Федерации, а также закреплена в локальных актах ООО «Виза менеджмент сервис» и договорах с третьими лицами.